中小企業でAccessが選ばれる理由とは？業務をラクにする身近なデータベース

こんにちは、なかぜんです！

「エクセルだと限界を感じてきた…」「業務管理をもっと効率化したい！」そんな悩み、ありませんか？

実は、Microsoft Accessを使うことで、あなたの業務が驚くほどスムーズになることも。今回は、特に中小企業でAccessがなぜ重宝されるのか、その理由と具体的な使い方をわかりやすく紹介します。

Accessが中小企業で選ばれる4つの理由
具体例：受注管理システムの簡易フォーム
Accessでよくあるミスと注意点
応用ポイント：クエリとレポートを連携させて帳票出力
まとめ：Accessは小さな会社の大きな味方！

Accessが中小企業で選ばれる4つの理由

1. コストを抑えつつ業務効率化ができる

Accessは、Microsoft 365に含まれているため、新たなコストをかけずにすぐに始められます。高価な業務システムを導入しなくても、自社に合ったデータベースを手軽に構築できるのが魅力です。

2. Excelと連携しやすい

日常的に使っているExcelとの親和性が高く、データの読み込みや書き出しが簡単。社内の情報を一元管理しつつ、柔軟に活用できます。

3. カスタマイズが自由自在

Accessは、フォームやレポート、クエリなどを自分好みに作成可能。業務に合わせた入力画面や集計レポートもラクに作れます。

4. VBAで自動化もできる

ちょっと慣れてくると、VBA（Visual Basic for Applications）を使って作業の自動化も可能。手作業が減り、ミスも少なくなります。

具体例：受注管理システムの簡易フォーム

ここでは、Accessで受注管理を行う簡単なフォームの例を紹介します。

' 新しい受注を登録するボタンのクリックイベント
Private Sub btnAddOrder_Click()
    If IsNull(Me.txtCustomer) Or IsNull(Me.txtProduct) Then
        MsgBox "顧客名と商品名は必須です", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    CurrentDb.Execute "INSERT INTO T_受注 (顧客名, 商品名, 数量, 受注日) " & _
                      "VALUES ('" & Me.txtCustomer & "', '" & Me.txtProduct & "', " & Me.txtQuantity & ", Date())", dbFailOnError

    MsgBox "受注を登録しました", vbInformation
    DoCmd.Requery
End Sub

ポイント解説：

IsNullで必須項目チェック
CurrentDb.Executeでテーブルにデータを追加
DoCmd.Requeryでフォームを最新状態に更新

Accessでよくあるミスと注意点

1. テーブル設計を甘く考える

あとから修正が大変になるので、最初に「何のデータを、どの単位で管理するか」をしっかり設計するのが大切です。

2. フィールド名にスペースを入れてしまう

「顧客名」などのようにフィールド名にスペースがあると、VBAやSQLで扱うのが面倒に。顧客名のように、半角英数やアンダーバーで区切るのがコツです。

3. VBAをコピーして使ってエラーになる

他のサイトからコピーしたコードをそのまま貼り付けると、コントロール名が違っていて動かないことがあります。自分のフォームの名前に合わせて調整しましょう。

応用ポイント：クエリとレポートを連携させて帳票出力

たとえば「今月の売上一覧」を出力したいとき、クエリで対象データを抽出し、それをもとにレポートを作ることで、見やすく印刷可能な帳票が完成します。

SELECT 顧客名, 商品名, 数量, 受注日
FROM T_受注
WHERE 受注日 BETWEEN DateSerial(Year(Date()), Month(Date()), 1)
                 AND DateSerial(Year(Date()), Month(Date()) + 1, 0);

このクエリは「今月の受注データ」を抽出します。これをレポートに接続すれば、毎月の帳票出力も自動化できます。