Accessで出退勤管理アプリを作ろう！｜初心者向けガイド

こんにちは、なかぜんです。

「出勤や退勤を紙で管理しているけど、月末の集計が大変…」
「タイムカード代わりになるツールを無料で作れたらいいのに…」
そんな悩み、ありませんか？

実は、Microsoft Accessを使えば、出退勤の記録から集計までカバーできるアプリを、自分で簡単に作ることができます！

今回は、Access初心者でも取り組めるように、テーブル設計・フォーム作成・VBAコード・集計クエリまで、1つずつ丁寧にご紹介していきます。

📌まずは基本設計を考えよう
1. ● 必要な機能は？
2. ● テーブル設計例（T_出退勤）
🖥フォームとVBAで出退勤を記録
🔍よくあるミスと注意点
📊応用：月ごとの集計クエリ
🎯まとめ｜小さく始めて業務改善！

📌まずは基本設計を考えよう

● 必要な機能は？

最低限、次のような機能があると便利です：

社員名の選択
出勤ボタンで「現在時刻」を記録
退勤ボタンで「退勤時刻」を記録
日付ごとの記録表示
月単位の集計

● テーブル設計例（T_出退勤）

フィールド名	データ型	説明
ID	オートナンバー	主キー
社員名	短いテキスト	出退勤する人の名前
日付	日付/時刻	勤務日
出勤時刻	日付/時刻	ボタンで入力
退勤時刻	日付/時刻	ボタンで入力

🖥フォームとVBAで出退勤を記録

● フォーム設計（F_出退勤）

フォームに配置する主なコントロールは以下のとおりです：

社員名：コンボボックス（事前に社員リストがあると◎）
日付：テキストボックス（既定値=Date）
出勤ボタン：btn出勤
退勤ボタン：btn退勤

● 出勤ボタンのVBAコード

Private Sub btn出勤_Click()
    If IsNull(Me.社員名) Then
        MsgBox "社員名を選択してください", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    Me.出勤時刻 = Now()
    Me.日付 = Date
    DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord
    MsgBox "出勤時刻を記録しました", vbInformation
End Sub

● 退勤ボタンのVBAコード

Private Sub btn退勤_Click()
    If IsNull(Me.社員名) Then
        MsgBox "社員名を選択してください", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    Me.退勤時刻 = Now()
    DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord
    MsgBox "退勤時刻を記録しました", vbInformation
End Sub

「Now()」で現在の時刻が取得されます。入力ミス防止のため、社員名が未入力のときはメッセージで注意するようにしています。

🔍よくあるミスと注意点

【注意】同じ日付に複数レコードができる → 重複チェックを導入すると安心
【注意】日付をまたぐ勤務 → 勤務日が日付フィールドに正しく記録されるよう注意
【注意】社員名の手入力 → コンボボックスで選択式にすることで入力ミスを防げます

📊応用：月ごとの集計クエリ

出退勤データから、月別の勤務状況を集計したいときは、次のようなクエリが便利です：

SELECT 
  社員名, 
  Format([日付], "yyyy/mm") AS 月,
  Count(*) AS 出勤日数,
  Avg(DateDiff("n", [出勤時刻], [退勤時刻])) AS 平均勤務時間_分
FROM 
  T_出退勤
WHERE 
  退勤時刻 Is Not Null
GROUP BY 
  社員名, Format([日付], "yyyy/mm");

これを元にレポートを作成すれば、月報や給与計算の元データとしても活用できます。