こんにちは、なかぜんです。
「毎月の集計が手作業で大変…」「エクセルで管理してるけど、データ量が増えて限界…」そんなお悩み、よく聞きます。
そこで今回は、Accessを使うと業務がどうラクになるのか、実際の事例をもとにご紹介します。「え、そんなに簡単にできるの？」と思ってもらえるはずです！
Accessでできる業務改善とは？
【事例1】手作業だった売上集計をワンクリックで
ある中小企業さんでは、売上データを毎月Excelで集計し、報告書を作っていました。ですが、店舗数が増えるにつれて「集計が3日がかり…」という状況に。
そこでAccessを導入し、売上データを一元管理。ボタン一つで集計→レポート出力できるようにしました。
コード例：ワンクリック集計ボタン
Private Sub btn集計_Click()
DoCmd.OpenQuery "Q_売上集計"
DoCmd.OpenReport "R_売上レポート", acViewPreview
End Sub
解説：
このコードは、ボタンをクリックするとクエリ「Q_売上集計」を実行し、続けてレポート「R_売上レポート」を印刷プレビューで表示するものです。複雑な集計処理も、Accessならクエリにまとめておけるので、VBAはシンプルに。
【事例2】間違いだらけの手入力を防ぐ仕組み
別の会社さんでは、受注データを手入力していてミスが頻発していました。そこで、ドロップダウンリスト（コンボボックス）で選択入力に切り替え。
これにより、型番や顧客名の誤入力が激減し、「入力に自信が持てるようになった」と大好評。
画面イメージ：コンボボックスの設置
フォーム上に「商品名」フィールドを配置し、RowSourceに「商品マスタ」テーブルを指定するだけ。視覚的にも分かりやすく、操作ミスを防げます。
Access導入でよくあるミスと注意点
- テーブル設計が甘いと、後々メンテナンスが大変
- エクセル感覚で「セルごとにデータを持たせる」と破綻しがち
- リレーションシップをちゃんと組まないと、データ整合性が取れない
初心者さんは特に、「最初のテーブル設計」をしっかりやることが大切。リレーションシップでテーブル同士のつながりを意識すると、自然とミスも減りますよ。
応用ポイント：中級者向けの工夫
- パラメータクエリで、入力した期間だけ絞り込み集計
- 連動コンボボックスで、選んだ顧客に応じた商品リストを表示
- VBAでエラーチェックを自動化し、入力時に警告を出す
たとえば「日付の入力ミス」や「数値がマイナスになっていないか」なども、VBAでチェックできます。こういった工夫で、より実用的な業務アプリになります。
まとめ：Accessは“業務改善ツール”の第一歩
今回は「売上集計」や「入力ミス防止」といった身近な事例で、Accessがどう業務改善に役立つかをお伝えしました。
Accessは「データを貯めて、使う」ことに特化したツール。
手作業を減らし、効率よく正確なデータ管理ができるのが大きなメリットです。
まずは「日々やっている集計作業」や「よくある入力ミス」から、Accessでラクにしてみませんか？
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