Accessって何ができるの？他のツールとの違いをやさしく解説
こんにちは、なかぜんです！
「Accessって聞いたことあるけど、何に使うの？」「Excelとの違いがよくわからない…」
そんなモヤモヤを感じていませんか？
実は、Accessは小規模な業務システムをサクッと作れる頼もしいツールなんです。
この記事では、Accessの基本から、他のツールとの違い、簡単なコード例まで、初心者さんにもわかりやすく紹介していきます！
Accessってそもそもどんなツール？
データベース＋画面作成がこれ一つでできる
Microsoft Accessは、データベース管理＋画面作成＋自動処理（VBA）が1つにまとまったツールです。
- テーブル：データを保存する場所（Excelの表のようなイメージ）
- フォーム：ユーザーが入力・検索するための画面
- クエリ：データを集計・抽出する仕組み
- レポート：印刷やPDF出力の帳票
これらを組み合わせることで、見積書作成・受発注管理・顧客管理など、業務に役立つシステムが作れちゃいます。
Accessと他ツールの違いは？
ExcelとAccessの違い
| 項目 | Excel | Access |
|---|---|---|
| 得意なこと | 表計算・グラフ | データ管理・検索・帳票出力 |
| データの構造 | シート単位 | テーブル（正規化） |
| 複数人での運用 | 難しい | 分割式で可能 |
| 自動処理 | VBAで可能 | VBA＋イベント処理で柔軟 |
Excelでは管理が難しくなる場面
・毎月の売上データが増えすぎて、重くなる
・どのシートに何があるか分からなくなる
・更新ミスや上書きが発生する
→ こんな時こそ、Accessの出番です！
Accessでできることを実感しよう（コード例付き）
例：顧客テーブルから条件付きで抽出してフォームに表示
以下は、フォームで「東京」に住むお客様だけを抽出して表示するVBAコードの例です。
Private Sub btn検索_Click()
Dim strSQL As String
strSQL = "SELECT * FROM 顧客マスタ WHERE 住所 Like '*東京*';"
Me.サブフォーム名.Form.RecordSource = strSQL
End Sub
コピー
解説：
・「btn検索」は検索ボタンの名前です。
・SQL文で「住所」に”東京”を含むデータを抽出しています。
・結果はフォーム内のサブフォームに表示されます。
Accessの注意点とよくあるミス
- 同じテーブルに何度も同じ情報を保存しない（正規化が大事）
- ファイルは定期的にバックアップを取る
- 複数人で同時に使うときは、必ず「フロントエンド／バックエンド」に分けて使う
応用ポイント（中級者向け）
クエリで自動集計＆フォームにグラフ表示
売上データを月別で集計し、フォーム上にグラフを表示することも可能です。
また、VBAと組み合わせることで「条件によってフォームのデザインを変える」など、より柔軟な操作ができるようになります。
Access＋他ツール連携
- Excelへ出力（DoCmd.TransferSpreadsheet）
- Outlookでメール送信
- SQL Serverに接続して本格的な業務システム構築
まとめ：Accessを使えば業務がぐっとラクになる！
今回の記事では、Accessの特徴や他ツールとの違い、簡単な活用例についてご紹介しました。
Accessは「表だけじゃ物足りない…！」と思った時の、次のステップに最適なツールです。
これからも、よっしーがわかりやすくAccessの魅力をお伝えしていきますので、ぜひ一緒にステップアップしていきましょう♪
ご質問や「こんなことが知りたい！」というリクエストも大歓迎です！
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