Accessを「脱」するべき企業の特徴とは？

こんにちは、なかぜんです。
「今の業務アプリ、Accessでずっと作ってきたけど、このままで大丈夫かな…」
そんな不安を感じている方、多いのではないでしょうか。

Accessは非常に柔軟で、少人数であれば業務効率を一気に上げる力があります。でも、気づかないうちに“Accessでは限界”という状況に陥っている企業さんも、実はたくさん。

今回は「Accessからそろそろ卒業すべき企業」の特徴と、移行を考える判断ポイント、代替の選択肢まで、現場での事例とともにわかりやすく解説していきます。

Accessを「脱」すべき企業の5つの特徴

Accessはファイル共有型のため、同時アクセスが増えると不安定になります。10人を超えてくると「誰かが開いていると遅くなる」「突然落ちる」などのトラブルが出始めます。

社外や他拠点からVPN接続してAccessを使っている場合、パフォーマンスと安全性の両方でリスクがあります。クラウドベースの仕組みを検討すべきタイミングです。

Accessのファイルサイズが500MBを超えてくると、動作が不安定になりやすく、破損リスクも高まります。日々のバックアップでヒヤヒヤしていませんか？

CSVやExcelを手動でやり取りしている場合、ミスの温床に。APIや外部DBとの連携が重要になってきたら、Access単体では限界です。

「Accessに詳しい担当が退職した」「若手がVBAを知らない」…そんな声をよく聞きます。属人化リスクを抱えたまま運用を続けるのは危険です。

次のようなケース、現場で見たことありませんか？

'レコードセットが使えなくなった例
Dim rs As DAO.Recordset
Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("T_売上データ")

If rs.EOF Then
    MsgBox "データが存在しません"
End If

解説： Accessのテーブルが肥大化し、ファイルが破損すると、Recordsetすら開けなくなることも…。バックアップを取っていないと、業務が完全停止してしまいます。

Microsoftが推奨する後継のひとつ。AccessのデータをDataverseに移行し、ノーコードでアプリ化が可能。社内外の複数拠点利用にも最適です。

データはSQL Serverで集中管理し、フロントはWebアプリや引き続きAccessを利用する構成も現実的です。段階的な移行に向いています。

既存のテンプレートを活かせば、中小企業でも短期間で移行できます。

いきなり全部を移行するのはハードルが高いので、次のようなステップをおすすめします。

このようにして、業務を止めずに段階的に移行するのがコツです。

Accessは「小さく始めて育てる」には最高のツールです。
でも、いつのまにか“成長の壁”を超えてしまっているケースも多々あります。

今回紹介した特徴に当てはまる企業様は、一度Accessからの脱却を検討してみるとよいかもしれません。

次のステップ：
・まずは現在のAccessファイルの利用人数とデータサイズをチェック
・VBAやクエリの内容を棚卸しし、「移行しやすい構成か」見極めましょう。

この記事が「一歩を踏み出すきっかけ」になればうれしいです。
それでは、また別の記事でお会いしましょう！

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