Accessで作った報告書をTeamsに自動投稿＆共有する方法（PDF＋添付ファイル編）

こんにちは、なかぜんです。

「Accessで作った報告書を自動でTeamsに投稿できたら便利なのに…」
そんなお悩み、現場でよく聞きます。メール添付や手動での保存、毎日の繰り返し作業は、できれば自動化したいですよね。

今回は、AccessのVBAとPower Automate（Microsoft365）を組み合わせて、
「AccessでPDF化→Teamsへ自動投稿」を実現する方法をご紹介します。

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1. 全体の流れをつかもう

AccessからPDFを出力し、所定フォルダに保存

まず、AccessのレポートをPDFとして保存するところからスタートです。

Power AutomateでTeams投稿をトリガーに

指定フォルダにPDFが保存されたら、Power Automateがそれを検知し、Teamsに自動投稿する仕組みです。

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2. Access側：PDFファイルを出力するVBAコード

以下は、AccessでレポートをPDF形式で保存するVBAコードです。

' PDF出力用のサンプルVBA
Private Sub 出力ボタン_Click()
    Dim rptName As String
    Dim outputPath As String
    Dim fileName As String

    rptName = "R_売上報告書"
    fileName = "売上報告書_" & Format(Now(), "yyyymmdd_hhnnss") & ".pdf"
    outputPath = "C:\Reports\PDF\" & fileName

    DoCmd.OutputTo acOutputReport, rptName, acFormatPDF, outputPath, False

    MsgBox "PDF出力が完了しました：" & vbCrLf & outputPath
End Sub

解説：

• DoCmd.OutputTo を使ってレポートをPDF化。
• 日付付きファイル名にして上書き防止。
• C:\Reports\PDF\ フォルダに保存。

この「保存先フォルダ」が、次で紹介するPower Automateの監視対象になります。

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3. Power Automate側の設定

テンプレート：ファイル作成をトリガーにTeams投稿

以下のステップでフローを作成します。

1. トリガー：「ファイルがフォルダーに作成されたとき」
2. アクション1：「Teamsにメッセージを投稿」
3. アクション2：「ファイルを添付」

フロー例：

1. OneDrive または SharePoint を監視
2. 作成されたPDFを一時保存
3. Teams のチャンネルに「新しい報告書が届きました」と投稿
4. 添付ファイルとしてPDFを追加

ポイント：

• 保存先フォルダは OneDrive や SharePoint 上で運用すると便利です
• Teamsチャンネルの投稿先IDは事前に確認しておきましょう

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4. 注意点とよくあるミス

• Power Automateのトリガーが動かない：保存先がローカルドライブになっていませんか？OneDriveやSharePointで監視しましょう。
• PDFファイルが壊れている：OutputToの直後にファイル操作しないように注意（保存完了までの時間差）
• Teams投稿時に文字化け：投稿メッセージにはUTF-8のエンコードを意識する

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5. 応用編：複数ファイルの一括投稿・自動命名

応用として、以下のような工夫も可能です：

• 複数のレポートをPDF出力して1つのZipにまとめて投稿
• 「月次報告」や「ユーザー名」などをファイル名に自動付与
• 投稿先のTeamsチャンネルをフォーム選択式にして動的切り替え

VBAとPower Automateを上手に組み合わせれば、通知の自動化＋ファイルの一元管理が簡単に実現できます。

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6. まとめ：やってみる価値アリ！

AccessとTeamsの連携は、「ちょっと面倒そう…」と思いがちですが、

・レポートをワンクリックでPDF出力
・Power Automateで自動投稿
・ファイル共有もバッチリ

この流れを一度組んでおけば、毎日の作業が格段にラクになります。

ぜひ、今回の内容を参考に、「あなたの業務にも取り入れて」みてくださいね。

次回は、「AccessからTeamsにテキストデータ（JSON）を投稿する」という少し応用的な使い方も紹介予定です。お楽しみに！

それでは、なかぜんでした！