事例で学ぶ！失敗しないAccessシステムの立ち上げ方

こんにちは、「なかぜん」です。AccessやVBAの活用は業務効率化にとって強力な武器になりますが、ちょっとした設計ミスや運用の甘さが、稼働後に大きなトラブルにつながることも…。この記事では、「失敗しない」Accessシステムを実際の事例とともに、優しく、丁寧に解説します。読了後には「やってみたい！」と感じ、自分でも実践できそうな自信が湧くはずです。

1. なぜ失敗しやすい？共感とメリット
2. 成功事例：中小企画会社の受注管理システム
3. 注意点とよくあるミス
4. 応用ポイント
5. まとめ

1. なぜ失敗しやすい？共感とメリット

「あれ？動かない」「データが壊れた」「運用が続かない」…そんな悩み、ありませんか？多くは、「設計の甘さ」「要件定義のあいまいさ」「テスト不足」などが原因です。でも、ちゃんと準備すればAccessでも堅牢で運用しやすいシステムになります。この記事では、実際の中小企業の事例を通して、「どう準備し、どうコード化し、どう運用すれば失敗しないのか」をしっかり学んでいただきます。

2. 成功事例：中小企画会社の受注管理システム

2.1 背景と課題

ある中小の企画会社A社では、Excelによる受注管理が煩雑になり、「抜け漏れ」「集計ミス」「担当者別の重複入力」などが頻発。そこでAccess＋VBAで専用アプリを構築することに。

2.2 要件整理とテーブル設計

ポイント：現場で「何を・誰が・どう使うか」を徹底的にヒアリングしました。

受注テーブル（受注ID・顧客ID・日付・金額・担当者）
顧客テーブル（顧客ID・名前・連絡先）

テーブル定義は、まずはシンプルに。重複した列は排除し、関連をしっかり作ります。

2.3 フォーム設計とVBAコード例

フォームは「受注入力フォーム」。キーになるVBAは、「新規受注追加時に顧客未登録なら登録するロジック」です。

' VBA：受注保存ボタンのクリックイベント
Private Sub btnSave_Click()
    On Error GoTo ErrHandler
    Dim rs As DAO.Recordset
    Dim custID As Long

    ' 既存顧客チェック
    Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("SELECT 顧客ID FROM 顧客 WHERE 顧客名 = '" & Me.txtCustomerName & "';")
    If rs.EOF Then
        ' 新規顧客登録
        rs.AddNew
        rs!顧客名 = Me.txtCustomerName
        rs.Update
        custID = rs!顧客ID
    Else
        custID = rs!顧客ID
    End If
    rs.Close

    ' 受注テーブルに登録
    Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("受注", dbOpenDynaset)
    rs.AddNew
    rs!顧客ID = custID
    rs!受注日 = Me.txtOrderDate
    rs!金額 = Nz(Me.txtAmount, 0)
    rs!担当者 = Me.txtStaff
    rs.Update
    rs.Close

    MsgBox "受注が保存されました", vbInformation
    Exit Sub

ErrHandler:
    MsgBox "エラー発生: " & Err.Description, vbExclamation
End Sub

解説：顧客名から顧客IDを取得し、存在しないときには顧客マスタに追加。その後、受注レコードを登録する流れです。「Nz」でNull対応、「On Error」でエラーハンドリングも入れて安心仕様です。

3. 注意点とよくあるミス

SQLインジェクション風の記述に注意。顧客名にシングルクオートが入るとエラーになります。→ パラメータークエリや Replace を併用すること。
トランザクション制御なし：途中でエラーが出たら中途半端な登録になること。必要に応じて DAO の BeginTrans／CommitTrans／Rollback を使って。
検索時のパフォーマンス：顧客テーブルにインデックスを張っておくと「存在チェック」が速くなります。
フォームの入力チェック：「日付」「金額」などが適切か、Null や異常値はないかを事前に検証するロジックも忘れずに。

4. 応用ポイント

4.1 トランザクション機能を追加する

' トランザクション対応の保存処理
CurrentDb.BeginTrans
On Error GoTo TxnErr
' （顧客確認・受注追加のコードをここに）
CurrentDb.CommitTrans
MsgBox "保存完了", vbInformation
Exit Sub
TxnErr:
CurrentDb.Rollback
MsgBox "エラーのため処理を中断しました", vbExclamation