こんにちは、なかぜんです。
「Accessで作ったデータベース、テレワーク中もチームで使えたらいいのに…」そんなお悩み、ありませんか？
実は、AccessとSharePointを連携することで、データベースをクラウドに載せて、チーム全員で共有・編集できるようになるんです！
この記事では、Access初心者の方でも安心して取り組めるように、SharePointとの連携方法をやさしく解説していきます。
SharePointとAccessを連携するメリットとは？
- クラウド上でデータを一元管理できる
- チームで同時にデータを閲覧・編集できる
- PCが変わっても、ネット環境があればアクセス可能
- SharePointのアクセス制限やログ管理も活用できる
特に、Office365を導入している企業や団体ではすぐに使える機能なので、業務改善にもつながりますよ！
基本の流れ：SharePointにAccessのテーブルを発行する
① SharePointの準備
- SharePointのサイトを開く
- 対象サイトに「カスタムリスト」を作成（例：T_社員マスタ）
- カスタムリストの列構成は、Accessと同じにしておくとスムーズです
② AccessからSharePointにリンクテーブルを作成
AccessからSharePointにテーブルを「エクスポート」しつつ、リンクも作成できます。
- Accessを開き、「外部データ」タブをクリック
- 「SharePointリスト」→「SharePointサイトにリンク」を選択
- SharePointのURLを入力し、リストを選択
- 「リンク」形式で選ぶことで、SharePoint上のリストと双方向のデータ同期が可能になります
③ SharePointと連携できたか確認
リンクされたテーブルのアイコンには、地球のようなマークがついていれば成功です！
VBAでSharePointリンクテーブルを操作する方法
リンクされたテーブルは、VBAでも通常のテーブルと同様に扱えます。
Dim rs As DAO.Recordset
Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("T_社員マスタ")
Do While Not rs.EOF
Debug.Print rs!社員名
rs.MoveNext
Loop
rs.Close
Set rs = Nothing
解説：
このコードは、SharePoint上にある「T_社員マスタ」テーブルを読み取り、社員名をイミディエイトウィンドウに出力しています。
注意点とよくあるミス
- URLの間違い：SharePointのリストURLは「https://…/Lists/○○」の形式
- フィールド名の制限：日本語名や空白を多用すると同期エラーになることがあります
- リンクテーブルの同期不具合：ネット接続が不安定だとエラーが出やすいです
- ファイルサイズに注意：SharePointは大きなバイナリデータ（添付ファイルなど）に不向きです
応用編：フォームを使ったクラウド入力システム
SharePointにリンクしたテーブルをAccessのフォームで操作することで、ユーザーフレンドリーなクラウド型入力システムが実現できます。
- 社外営業マンが外出先からデータ入力
- 事務スタッフが同時にデータ確認
- 入力と集計をAccessで管理
これにより、Accessの使いやすさ×SharePointのクラウド性という、いいとこ取りができます！
まとめ：SharePoint連携は思ったよりカンタン！
今回は、AccessとSharePointの連携について解説しました。
- Accessの「外部データ」から簡単にリンクできる
- VBAからも通常のテーブルと同じように使える
- クラウド上でチームとデータ共有できる
これからの働き方にぴったりな、クラウド連携。まずは、サンプルテーブルで練習してみるといいですよ！
以上、なかぜんでした！
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