Accessで営業日報アプリを作ろう！入力・集計をラクにする方法

こんにちは、なかぜんです。

「営業日報の入力って、毎日大変…」「集計作業に時間がかかって本業に集中できない」——そんなお悩み、ありませんか？

今回は、Microsoft Accessで簡単に作れる「営業日報入力・集計アプリ」の作り方をご紹介します。営業チームの日々の活動を効率的に記録・分析できるアプリで、業務の見える化がぐんと進みますよ。

1. アプリの構成と流れ

1-1. 必要なテーブル

• T_社員：社員ID、名前、部署
• T_顧客：顧客ID、会社名、住所、電話番号
• T_営業日報：日付、社員ID、顧客ID、内容、成果

1-2. 主な機能

• 営業日報の入力フォーム
• 社員別・日付別の集計レポート
• VBAによる自動フィルタや集計機能

2. フォームで日報入力をラクに！

2-1. 単票フォームの設計

「T_営業日報」を元に単票フォームを作成し、「T_社員」「T_顧客」はコンボボックスで選択できるように設定します。

2-2. コンボボックスの設定例

RowSource: SELECT 社員ID, 名前 FROM T_社員 ORDER BY 名前;
BoundColumn: 1
ColumnCount: 2
ColumnWidths: 0cm;5cm

これで、社員名だけ表示されて内部的にはIDが登録される仕組みになります。

2-3. 入力補助機能（VBA例）

営業内容の入力が空の場合、警告を出すコード例：

Private Sub btn登録_Click()
    If IsNull(Me.txt内容) Or Me.txt内容 = "" Then
        MsgBox "営業内容を入力してください", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord
    MsgBox "登録が完了しました", vbInformation
End Sub

3. 集計レポートで営業活動を見える化

3-1. クロス集計クエリの活用

社員別に営業件数を月単位で集計するクロス集計クエリの例：

TRANSFORM Count(T_営業日報.日報ID) AS 件数
SELECT T_社員.名前
FROM T_社員 INNER JOIN T_営業日報 ON T_社員.社員ID = T_営業日報.社員ID
GROUP BY T_社員.名前
PIVOT Format([日付], "yyyy/mm");

3-2. レポートの作成

このクエリを元に、視覚的にわかりやすいレポートを作成しましょう。タイトルやヘッダーに日付を動的に表示すると見栄えもアップ！

4. 注意点とよくあるミス

• 日付型のフィールドはフォーマットに注意（yyyy/mm/dd）
• コンボボックスで「列幅0cm」を忘れるとIDが表示されてしまう
• フォームやクエリ名に全角文字を使うとトラブルの元になることも

5. 応用編：中級者向けのアイデア

5-1. 自動日付入力機能

Private Sub Form_Current()
    If Me.NewRecord Then
        Me.日付 = Date
    End If
End Sub

新しいレコードに自動的に今日の日付を入れることで、入力ミスを防げます。

5-2. 月別の印刷レポート

VBAを使って、対象月だけをフィルタして印刷できるボタンを設置するのも便利です。

6. まとめ：Accessで業務をもっとカンタンに

今回は、Accessを使って営業日報の入力から集計までを効率化するアプリを作ってみました。

Accessを使えば、手作業で行っていた面倒な作業もラクになりますし、社内の業務改善にもつながります。

まずはシンプルなフォーム作成から始めて、少しずつVBAや集計機能を追加してみてくださいね。

「あれ、これ自分にもできるかも！」と思った方、ぜひチャレンジしてみてください。

それでは、なかぜんでした♪