Accessで自動採番＋接頭辞を使って管理番号を作成する方法

こんにちは、Accessブロガーのなかぜんです。

業務で管理番号をつける場面、けっこう多いですよね。例えば「ABC-0001」「REQ-2025-001」など、決まったルールの番号で情報を管理したいとき。

でも、Accessでは「オートナンバー」だけじゃ、思った形にならない…。そんなお悩み、ありませんか？

今回は、接頭辞つきの管理番号をAccessで自動生成する方法を、フォーム＋VBAでやさしく解説します！

やりたいこと：接頭辞＋連番で番号を作る

たとえば、以下のような番号を自動で作成したいとします。

• REQ-0001
• REQ-0002
• REQ-0003

この番号を、フォームで新規登録するときに自動で生成して、テーブルに保存する流れです。

必要なテーブル構成

まずは、テーブルに以下のようなフィールドを用意します。

• ID：主キー（オートナンバー）
• 管理番号：テキスト型（例：REQ-0001）
• その他：必要な項目（氏名や日付など）

※「ID」は内部管理用に残しておくと便利です。

フォーム＋VBAで管理番号を自動生成

ここからが本題。フォームで新規レコードを追加したときに、VBAで管理番号を生成します。

① フォームの「BeforeInsert」イベントを使う

フォームのプロパティシートから、イベントタブ → BeforeInsert を選び、VBAコードを以下のように記述します。

Private Sub Form_BeforeInsert(Cancel As Integer)
    Dim 接頭辞 As String
    Dim 次番号 As Long
    Dim 最大番号 As Variant
    Dim 管理番号 As String

    接頭辞 = "REQ-"

    ' 最大番号の取得（管理番号の後半だけを取り出す）
    最大番号 = DMax("Val(Mid([管理番号],5))", "T_管理データ")

    If IsNull(最大番号) Then
        次番号 = 1
    Else
        次番号 = 最大番号 + 1
    End If

    管理番号 = 接頭辞 & Format(次番号, "0000")

    Me!管理番号 = 管理番号
End Sub

② 解説

• DMax関数で、既存データの最大番号を取得します。
• Mid関数で「REQ-0001」→「0001」の部分を抜き出して数値化します。
• Format関数で、桁数をそろえて「0001」形式にします。

注意点・よくあるミス

• 管理番号フィールドはテキスト型にしておく
• 接頭辞の桁数に合わせてMid()の位置を調整する（例：4文字接頭辞ならMid(...,5)）
• 既存データに不正な文字列（例：「REQ-abc」）があるとVal()が正しく動作しない

→ 安定運用のためには、「管理番号」をユーザーに直接入力させないようにしましょう。

応用ポイント：年月付き番号や部門ごとの管理番号

中級者向けに、ちょっと発展的なアイデアもご紹介します。

① 年月付き番号にする

接頭辞 = "REQ-" & Format(Date, "yyyymm") & "-"

例：REQ-202505-0001

② 部門コードごとに分ける

たとえば「営業部＝SLS」「開発部＝DEV」など、フォームで部門コードを選び、それを接頭辞に含めます。

接頭辞 = Me!部門コード & "-"

まとめ：自動採番＋接頭辞は業務に超便利！

今回は、Accessで接頭辞付きの管理番号を自動生成する方法をご紹介しました。

• フォームのBeforeInsertイベントで自動採番！
• 文字列操作（Mid、Format）を使いこなそう
• 安定運用には入力制御も大事！

このテクニックは、請求書番号、申請番号、製造指示番号など、さまざまな業務で活用できます。

「自分でもできそう！」と思ってもらえたらうれしいです😊

それでは、またお会いしましょう〜！