AccessとOutlookでメール自動送信！VBAでできる業務効率化

「毎回手作業でメールを送るのが面倒…」「Accessからそのままメールが送れたらいいのに」そんなお悩み、ありませんか？

実は、AccessとOutlookを連携すれば、ボタン1つで自動的にメールを送ることができるんです！

今回は、初心者の方でも安心して使えるように、AccessからOutlookを使ってメールを自動送信する方法を、やさしく丁寧にご紹介します。

Accessからメールを送るってどういうこと？

Accessはデータベースソフトですが、VBA（Visual Basic for Applications）を使うことで、Outlookと連携し、メール送信を自動化できます。たとえば以下のような使い方が可能です。

• 受注一覧から指定の顧客にメールを送信
• 定型文の通知メールをボタン1つで送信
• 納期リマインドなどの自動通知

VBAでメールを自動送信する基本コード

ここでは、Accessのフォームにボタンを設置し、そのクリックでメールを送信するシンプルなコードを紹介します。

① コード全体

Private Sub btnSendMail_Click()
    Dim olApp As Object
    Dim olMail As Object

    ' Outlookを起動（すでに起動していればそのインスタンスを使用）
    Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")

    ' 新しいメールを作成
    Set olMail = olApp.CreateItem(0) ' 0はメールアイテムを意味する

    ' メールの各項目を設定
    With olMail
        .To = "sample@example.com"
        .Subject = "Accessからの自動メール"
        .Body = "これはAccessから自動送信されたメールです。"
        .Send
    End With

    ' オブジェクトを解放
    Set olMail = Nothing
    Set olApp = Nothing

    MsgBox "メールを送信しました！", vbInformation
End Sub

② コードのポイント解説

• CreateObject(“Outlook.Application”)：Outlookを操作するための準備です。
• CreateItem(0)：メールの新規作成を意味します（0はメールアイテムの種類）。
• .To / .Subject / .Body：それぞれ宛先・件名・本文を設定しています。
• .Send：メールを送信します。テスト時は.Sendの代わりに.Displayで表示だけにするのも◎

事前に準備しておくこと

• Outlookがインストールされていて、アカウント設定済みであること
• Accessのマクロ設定でVBAが実行できるようにしておくこと（信頼できる場所に配置）

注意点とよくあるミス

• Outlookが起動していないと送れない：自動的に起動はしますが、環境によって失敗することもあります。
• 宛先のメールアドレスが正しいか確認：誤送信を防ぐため、入力内容のチェックが重要です。
• Outlookのセキュリティ警告：初回や環境によって「プログラムがOutlookにアクセスしようとしています」と表示されることがあります。

応用ポイント：複数宛先や添付ファイルも可能！

より実践的な使い方として、次のようなことも可能です。

① 複数宛先に送る

.To = "user1@example.com; user2@example.com"

② CCやBCCを使う

.CC = "cc@example.com"
.BCC = "bcc@example.com"

③ 添付ファイルを追加

.Attachments.Add "C:\資料\report.pdf"

④ メール本文に改行を入れる

.Body = "こんにちは。" & vbCrLf & "Accessからのメールです。"

まとめ：AccessとOutlookの連携で業務をラクに！

今回は、AccessからOutlookを使ってメールを自動送信する方法を紹介しました。

ポイントは、「Outlook.Application」オブジェクトを使って、メールの内容を設定→送信するだけ！

慣れてくると、フォームの内容を動的に取り込んだり、添付ファイルを自動で切り替えたりと、応用の幅が広がります。

「業務の効率化」を実現する第一歩として、ぜひこの機能を取り入れてみてくださいね。

それでは、また次回お会いしましょう！

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2025.05.04