こんにちは、Access大好きブロガーのなかぜんです。
「Accessって難しそう」「Excelとの違いがよくわからない…」そんな風に感じていませんか？
でも大丈夫！Accessは、業務でよく使うデータを効率よく管理・検索・入力・出力するのにとても便利なツールなんです。
今回は、Accessの基本である「テーブル」「クエリ」「フォーム」「レポート」について、やさしく丁寧にご紹介します。
これを読めば、Accessの構造がスッキリ理解できて、きっと「やってみたい！」と思えるはずです。
Accessの4つの柱とは？
1. テーブル：データを保存する場所
テーブルは、Excelでいう「シート」のようなもの。名前や日付、数量など、実際のデータが格納される場所です。
- 顧客名簿なら「氏名」「住所」「電話番号」などの列（フィールド）
- 1人1人の情報が行（レコード）になります
2. クエリ：データを加工・検索する魔法使い
クエリは、テーブルに入っているデータをもとに、条件を指定して抽出したり、計算したりする機能です。
たとえば…
SELECT * FROM 顧客テーブル WHERE 都道府県 = "東京都";↑これは「東京都の顧客だけを表示する」クエリです。
3. フォーム：データ入力をやさしくする画面
テーブルに直接入力するのは、見た目もごちゃごちゃしていてミスの元。
そこで活躍するのが「フォーム」！
画面をカスタマイズして、必要な情報だけ入力できるようにできます。
例：テキストボックス、プルダウン、チェックボックスなどで構成された入力画面
4. レポート：印刷や帳票出力に最適
「データを紙に印刷したい」「PDFで提出したい」
そんなときは、レポートを使いましょう。
クエリやテーブルを元に、きれいにレイアウトされた帳票を作れます。
フォームやクエリの作成例（VBAあり）
ボタンで検索フォームを作ってみよう
Private Sub btn検索_Click()
DoCmd.OpenQuery "Q_顧客検索"
End Subポイント解説：
このコードは、フォーム上の「検索」ボタンがクリックされたときに、
「Q_顧客検索」というクエリを実行するシンプルなVBAです。
クエリ例：特定の都道府県の顧客を抽出
SELECT 氏名, 住所 FROM 顧客テーブル WHERE 都道府県 = "愛知県";Access初心者がよくつまずくポイント
- テーブルの設計ミス：フィールド名が曖昧、主キー未設定など
- クエリの条件式の書き方：””（ダブルクオーテーション）忘れがち
- フォームの配置ミス：コントロール名が分かりにくいと後で困る
→ まずは「テーブルの正しい設計」から始めるのが成功の秘訣です！
応用ポイント（ちょっと中級）
複数のテーブルを結合するクエリ
SELECT A.氏名, B.商品名
FROM 顧客テーブル AS A
INNER JOIN 注文テーブル AS B
ON A.顧客ID = B.顧客ID;↑ 顧客情報と注文履歴を結びつけることで、「誰が何を買ったか」がわかるようになります。
フォームでの条件付き表示
コンボボックスで選んだ都道府県だけを表示するフォームなどもVBAで実現可能！
まとめ：Accessの構造を知れば一気に使いやすくなる！
今回は、Accessの基本構造「テーブル・クエリ・フォーム・レポート」について、初心者向けにやさしく解説しました。
- テーブル＝データの置き場所
- クエリ＝データを取り出す＆加工する
- フォーム＝データ入力をやさしく
- レポート＝見た目よく出力する
これらをうまく組み合わせることで、日々の業務効率がグンとアップします！
次回は「実務で役立つフォームのデザイン術」や「クエリをもっと活用するテクニック」など、さらに深掘りしていきます。
「やってみたい！」「もっと知りたい！」と思ってもらえたらうれしいです😊
