Accessレポートの作り方と印刷プレビューをやさしく解説【初心者向け】

「請求書や納品書などの帳票をAccessで印刷したいけど、レポートってどうやって作るの？」という声、よく聞きます。

Accessのレポート機能は、データを見やすく整えて紙に出力したいときに大活躍！今回は、初心者の方でも安心して取り組めるよう、レポートの基本から印刷プレビューのやり方までを、やさしく解説していきます。

1. Accessのレポートとは？

Accessの「レポート」は、データを印刷用に整形して出力するための機能です。

• 請求書や納品書などの帳票作成
• グループごとの集計表
• 一覧表としての印刷

…といった用途に使われ、見栄えよく整えることができるのが特徴です。

2. レポート作成の基本手順

ステップ1：レポートウィザードを使う

まずは簡単に始めるにはウィザードが便利です。

1. [作成]タブ → [レポートウィザード] をクリック
2. 元になるテーブルまたはクエリを選ぶ
3. 表示したいフィールドを選択
4. グループ化や並べ替えを設定
5. レイアウトとスタイルを選ぶ
6. 名前をつけて完了！

これでひとまず帳票としてのベースが完成します。

ステップ2：レイアウトビューやデザインビューで微調整

作成されたレポートは、「レイアウトビュー」や「デザインビュー」で微調整できます。

例えば…

• タイトルやフォントの変更
• 日付や集計の追加
• 印刷位置の調整

直感的に配置を変えられるので、初心者の方にもおすすめです。

3. 印刷プレビューのやり方

ボタン一つで確認できる！

作ったレポートを印刷する前に、まずは印刷プレビューで確認しましょう。

レポートを右クリック → [印刷プレビュー] で、実際にどのように印刷されるか確認できます。

VBAから開く場合

ボタンを押してレポートを開きたい！という場合は、下記のようにVBAで記述できます。

DoCmd.OpenReport "請求書レポート", acViewPreview

【解説】

• "請求書レポート"：レポートの名前
• acViewPreview：印刷プレビュー表示を指定

これでボタン一つで印刷イメージを確認できます！

4. 注意点やよくあるミス

• データがうまく表示されない： 元のテーブルやクエリにデータが入っているかを確認！
• 印刷時にズレる： 印刷の余白設定や、プリンタドライバの影響もチェック
• レポート名のスペルミス： VBAで指定する際は正確なレポート名にしましょう

5. 中級者向けの応用ポイント

条件によって表示内容を切り替える

例えば、支払い方法によって表示を変える場合：

=IIf([支払方法]="現金", "印紙添付", "不要")

こうした式をテキストボックスのコントロールソースに記述すれば、柔軟な帳票が作れます。

VBAでレポートをPDFとして保存する

DoCmd.OutputTo acOutputReport, "請求書レポート", acFormatPDF, "C:UsersuserDesktop請求書.pdf"

自動でPDFに保存する仕組みも便利ですね。

6. まとめ：Accessレポート作成の第一歩を踏み出そう！

今回は、Accessでレポートを作成し、印刷プレビューを確認するまでの流れを解説しました。

• ウィザードで簡単に作れる
• プレビューで印刷前にしっかり確認できる
• VBAでさらに便利に活用できる

まずは一つレポートを作って、いろいろ試してみるところから始めてみましょう！